Efter en markedsafdækning faldt valget på ID Connects standardløsning, og allerede efter få måneder kunne kommunen se det nye system gøre en mærkbar forskel i dagligdagen..

– Den gamle løsning var ineffektivt og svært at vedligeholde, fortæller Peter Mørck, IT-arkitekt og systemadministrator i Frederiksberg Kommune.

– Hver gang der skulle bestilles adgange, krævede det manuelle processer, og skulle selve løsningen ændres, krævede det dyre konsulenttimer. Det blev tydeligt, at vi havde brug for en mere standardiseret og brugervenlig løsning, der samtidigt kunne fungere som et fundament for vores ønske om øget automatisering.

Et nyt og lettere setup

Med kommunens tidligere løsning blev hver enkelt anmodning om nye adgange en ressourcekrævende opgave. IT-afdelingen havde ansvaret for at sikre, at alle medarbejdere fik tildelt de rette adgange og rettigheder – en proces, der involverede mange manuelle handlinger. 

– Opgaverne i den gamle løsning var også præget af specialtilpasninger og scripts, som kun få medarbejdere kendte til og kunne justere. Når de pågældende medarbejdere stoppede eller flyttede til andre funktioner internt, mistede vi den nødvendige viden, hvilket gjorde løsningen endnu mere sårbart, forklarer Peter Mørck.

– I ID Connect ser vi en øget opmærksomhed på den risiko, der følger af personafhængighed. IDM er så kritisk for kommunens drift, at man ikke bør satse på én persons kompetencer – uanset hvor dygtig eller tilgængelig personen måtte være. Det taler for standardløsninger, der er forankret i det kommunale og med spidskompetence inden for den kommunale infrastruktur, fortæller Jørgen Østergaard, direktør i ID Connect.

Overgangen til ID Connects løsning har ændret dette fundamentalt. Med et standardiseret setup, der bygger på erfaringer fra andre kommuner, er en stor del af det manuelle arbejde nu fjernet.

– Nu kan vi fokusere på det væsentlige. De tunge manuelle opgaver er væk, og i stedet kan vi bruge vores tid på at optimere vores processer og skabe værdi for organisationen. Det kan mærkes, når man som i Frederiksberg Kommune har mere end 9.000 IT-brugere. I dag går vores ca. 400 ledere og IT-bemyndigede selv ind i ID Connect og bestiller rettigheder, hvoraf størstedelen nu automatisk tildeles uden invovlering af IT-afdelingen, siger Peter Mørck.

Samarbejde og sikkerhed i centrum

En af de primære årsager til, at Frederiksberg Kommune valgte ID Connects løsning, var virksomhedens erfaring med – og indgående kendskab til – de særlige behov, der er i en dansk kommune.

– Vi har jo nogle helt særlige præmisser i kommunerne, som man sjældent ser i den private sektor, hvilket kan overraske mange leverandører. Derfor var det afgørende for os at vælge en leverandør, der forstår vores virkelighed. ID Connects erfaring på området gjorde dem til et åbenlyst valg, forklarer Peter Mørck.

Udover at ID Connects løsning er tilpasset kommunale behov, fremhæver han også kvaliteten af samarbejdet: 

– Det er min erfaring, at med større leverandører risikerer man hurtigt at ende i en generisk support og lange ventetider, når først løsningen er solgt ind og taget i brug. Med ID Connect taler vi med de samme mennesker hver gang – de kender os og vores setup. Det skaber en helt anden samarbejdsrelation, end hvad vi typisk er vant til.

Strategisk kulturændring

Implementeringen af ID Connect-løsningen kan også mærkes i organisationen. Lederne i kommunen har fået et større ansvar for medarbejdernes roller og rettigheder, og da løsningen, de skal anvende, er brugervenlig og intuitiv, har det medført en positiv kulturændring.

– Tidligere blev brugerstyring ofte set som en opgave for IT. Nu er det tydeligt, at det er ledernes ansvar, hvilket også er vigtigt i forhold til både sikkerhed og compliance. For nogle ledere har det krævet en omstilling, men generelt har vi oplevet stor opbakning, fortæller Peter Mørck.

Løsningen har samtidig gjort det lettere at dokumentere, hvilke roller en medarbejder har. Det har styrket både compliance og rapportering – et behov, der hele tiden bliver stillet større krav til i kommunen.

Et godt råd: Få styr på processerne først

Frederiksberg Kommunes erfaringer peger på vigtigheden af forarbejdet, når en ny Identity & Access Management-løsning skal implementeres.

– Mit bedste råd er at få styr på processer og data først. Vi måtte bruge en del tid på at få overblik over sammenhængen med vores ansættelses- og lønprocesser. Derudover måtte vi også rydde gevaldigt op i vores organisationsdata. Det tager tid, men det betaler sig i sidste ende, forklarer Peter Mørck.

Selvom overgangen til det nye løsning har krævet en stor indsats, er konklusionen klar: Løsningen virker, og implementeringen er gået over al forventning sammenlignet med erfaringer fra lignende implementeringer.

– I IT hører vi jo aldrig rigtig noget, når tingene fungerer. Vi hører dog på gangene, at folk er glade for den nye løsning, fordi de ikke længere skal vente på, at manuelle opgaver udføres af IT-afdelingen. De har også langt bedre overblik over de rettigheder, som deres medarbejdere har. På trods af den forholdsvis hurtige implementering og meget begrænsede lederundervisning i løsningen, kan vi ikke sige andet, end at det indtil nu har været en stor success, slutter Peter Mørck.

Download casen om Frederiksberg Kommune her