Hedensted Kommune stod over for at skulle i gang med NSIS, og de havde ikke implementeret et Identity & Access Management-system i kommunen. Samtidig var der brug for en effektiv håndtering af de mange vikarer, der arbejder i kommunens SeniorCenter.

– Vi kunne med det samme se, at vi havde behov for at kunne foretage hurtige oprettelser på vikarområdet, og derfor afsøgte vi markedet for et værktøj, der var nemt at bruge, og som kunne hjælpe os med at decentralisere oprettelserne, altså flytte opgaven fra IT-afdelingen
og ud i afdelingerne, fortæller Kim R. Bengtsson, der har det tekniske ansvar for, at løsningen kunne tages i brug i Hedensted Kommune.

– Der er altid mange prioriteter i spil, når et nyt system skal implementeres, men vi besluttede, at oprettelse og nedlæggelse af vikarer var vores første prioritet. 

Hurtigt i drift

Fra Hedensted Kommune satte gang i processen med ID Connect gik der kun 2-3 uger, så var førsteprioriteten – vikarområdet – i drift. Hedensted Kommune har opbygget en struktur i løsningen, der afspejler brugerne i deres Microsoft Active Directory med en organisation for hvert ansættelsessted i kommunen. 

Det har været med til at give et hurtigt overblik, og det har virket positivt på både implementeringen og på modtagelsen af løsningen i organisationen.

– Det er gået virkelig stærkt. Lige nu er opgaven med oprettelser og nedlæggelser af brugere på vej ud i organisationen. Helt som vi ønskede os. Opgaven er til at starte med placeret hos de medarbejdere, der før oprettede brugerne manuelt i Cura, men inden så længe kommer det fx helt ud til kommunens forskellige plejecentre, siger Kim R. Bengtsson.

Effektiv brugerstyring

Når Hedensted Kommune i dag ansætter en vikar, foretages et cpr-opslag, så det kontrolleres, om brugeren er oprettet i forvejen. Ved hjælp af ID Connects løsning oprettes brugerens ansættelse, og vikarens start- og sluttidspunkter angives, brugeren placeres i den relevante organisation – og tildeles derefter den relevante rolle i forhold til opgave og arbejdssted.

– Den pågældende vikar bliver så aktiveret to timer før mødetid – og de-aktiveret, når vagten er afsluttet, så der er givet plads til fx en forlænget vagt. Og det samme sker igen, når vikaren eventuelt skal møde på et andet plejecenter allerede dagen efter, fortæller Kim R. Bengtsson.

Gevinst for alle

I Hedensted Kommune er der identificeret flere gevinster efter implementeringen af ID Connects løsning. Der er tale om både tidsmæssige og økonomiske besparelser. 

– Vikarerne er begejstrede, for de kan starte deres arbejde i det øjeblik, de møder ind. De medarbejdere, der har vagten, oplever også den nye brugerstyring som let og smidig. Tidligere havde vi en døgnvagt til at håndtere Cura; det slipper vi for nu, og så påvirkes arbejdsglæden positivt, fordi besværet er minimalt. Det er en gevinst for mange, og de frigivne ressourcer i IT-afdelingen skal bruges til at løse andre opgaver, ifølge Kim R. Bengtsson. ID Connects løsning har også været med til eliminere fejl i oprettelserne i Hedensted Kommune.

– Fra et ledelsessynspunkt er vi begejstrede for de effektiviseringer, der ligger i ID Connect, uden at sikkerheden kompromiteres. Og den indbyggede ledelses- og compliance- apportering ser vi ligeledes som et stort plus, fortæller Susanne Astrup, der er IT-chef. 

Løn integration 

I den kommende tid udbygger Hedensted Kommune løsningen fra ID Connect med lønintegration til automatisk oprettelse af ansættelser på baggrund af ansættelser i KMDs lønsystem. Løsningen skal også udvides til at omfatte de øvrige afdelinger i kommunen, efterhånden som organisationer og systemer bliver klar til det. Vikarer i Hedensted
Kommune oprettes nu på et øjeblik

Hedensted Kommune om ID Connects løsning

• Nem at implementere

• Let for brugerne at arbejde med

• Besparelser realiseres fra dag 1