Organisationsændring blev startskuddet til sikker og effektiv brugerstyring
I 2017 gennemførte Hvidovre Kommune en stor og omfattende organisationsændring, hvor forvaltninger blev nedlagt, stabe ændrede karakter og nye centre kom til. Det stillede krav til en ny og effektiv måde at håndtere kommunens mange brugere på. ID Connect’s service blev svaret.
Sikkerhed og effektivitet vægtede højt
Ved implementeringen af de organisatoriske ændringer blev en række stabe nedlagt, og det var her, bruger- og rettighedsstyringen hidtil havde været placeret i Hvidovre Kommune.
– Det gav anledning til, at vi måtte se på, om vores brugerstyring kunne håndteres mere effektivt, for vi var klar over, at gennemløbstiden var for lang. Det tog simpelthen for lang tid at få brugerne oprettet, og der opstod også fejl, forklarer Juri Christensen, der er projektleder i Hvidovre Kommunes Center for Digitalisering Kommunikation og Erhverv – og varetager samarbejdet med ID Connect.
Siden man i 2017 gik i markedet for at afdække mulige leverandører, kom GDPR ydermere til, og det er naturligvis helt afgørende for Hvidovre Kommune at være compliant, ligesom løsningen skulle spille op imod retningslinjerne omkring styring af bruger- og adgangsrettigheder fra SKI og FK adgangsstyring.
– Som kommune er vi forpligtet over for vores borgere og virksomheder. Vi skal passe på data samtidig med, at vi driver en effektiv forretning – og det kræver, at vi investerer i de rette IT-værktøjer og -løsninger. Vores brugere spænder fra fastansatte og vikarer til konsulenter og politikere, og de skal alle understøttes af et system, forklarer Lasse Wamsler, der er IT- og digitaliseringschef i Hvidovre Kommune.
Mål for løsning og proces
Hvidovre Kommune var fra starten klar over, at markedet for brugerstyring var stort, og har siden 2017 været i dialog med flere leverandører, men kommunen endte med at beslutte sig for at benytte ID Connect’s løsning.
– Vores arbejdsgruppe definerede en række mål, som skulle opfyldes. For det første skulle den kommende løsning skabe øget IT-sikkerhed. I vores optik betyder det, at løsningen skal hjælpe os til at passe på vores data. Dernæst gik vi efter standardisering, da det er afgørende, at vi sikrer en ensartet praksis på området for brugerstyring. Vi ønskede ligeledes at forbedre effektiviteten og skrue op for automatiseringen. Og alt dette får vi med løsningen fra ID Connect, forklarer Juri Christensen.
I dag forventer Hvidovre Kommune at kunne håndtere en brugers rettigheder og adgange langt mere effektivt og mere sikkert – lige fra ansættelse til en medarbejder forlader jobbet.
Et værdifuldt samarbejde
For Hvidovre Kommune blev dialogen med ID Connect afgørende.
– Deres måde at se bruger- og rettighedsstyring på passer godt til os og vores behov; og teamet hos ID Connect er gode til at forstå vores ønsker og behov samtidig med, at de er gode til at udfordre os – både på kort og langt sigt. De er dygtige til at give os svar og input, der bidrager væsentligt til værdiskabelsen hos os. De har simpelthen solid indsigt i, hvordan en kommune fungerer, fortæller Juri Christensen.
ID Connect beskrives ligeledes som yderst agile og altid lyttende. Hvilket kom til udtryk, da Center for Sundhed og Ældre i Hvidovre Kommune havde helt særlige behov. Behov, som også var nye for ID Connect.
Ny løsning til oprettelse af vikarer
I forbindelse med udviklingen af løsningen blev det i arbejdsgruppen tydeligt, at Center for Sundhed og Ældre havde særlige behov. Med mange vikarer blev der stillet krav til fleksibilitet, brugervenlighed og høj hastighed i løsningen.
– Vikarer indkaldes ofte hurtigt og både sent om aftenen og tidligt om morgenen. Sammen med ID Connect tog vi derfor hul på en diskussion om, hvordan vi kunne imødekomme de reelle behov og ønsker, der var i Center for Sundhed og Ældre, og vi inddrog hurtigt ledelsen fra centeret, forklarer Juri Christensen.
Diskussionen er der kommet et helt nyt modul ud af. Løsningen kan hjælpe alle, der arbejder med eksternt personale. For at leve op til den nye nationale standard for Identitetssikring (NSIS) skal eksternt personale, fx vikarer, altid valideres inden de må få adgang til persondata. Det skal ske inden for få minutter, så de kan komme i gang med at levere borgernære services som for eksempel hjemmehjælp.
Faglig konsulent med inde over udviklingen
– Jeg har været med helt tæt på for at sikre, at ’portalen til straks-oprettelse’, som vi kalder den, fungerer hurtigt og brugervenligt. Inden længe vil det jo være medarbejdere, fx på vores plejehjem og ældrecentre, som skal oprette deres vikarer, og her er det top-vigtigt, at løsningen taler et sprog, de kan forstå – og samtidig skal det gå lynende hurtigt, forklarer Anne Røntved, der er konsulent i Center for Sundhed og Ældre.
Med de nye funktioner forventer Anne Røntved at forbedre de nuværende arbejdsgange, øge sikkerheden og opnå en væsentlig tidsbesparelse.
Fra papir og mails til automatiseret løsning
Frem til i dag har Hvidovre Kommune brugt mails og beskeder, når det gælder mange af de eksisterende processer omkring brugere og deres adgange. Det kommer til at ændre sig i løbet af 2022.
– For at sikre, at vi kommer helt i mål, følger vi en plan, der skal sikre, at de første centre i kommunen kan bruge løsningen fuldt ud inden sommerferien 2022. Efterfølgende vil vi koble den resterende del af kommunen på i andet halvår af 2022 og ind i 2023 – herunder også ’portalen til straks-oprettelse’, der er udviklet til Center for Sundhed og Ældre, slutter Juri Christensen.
Mere sikkerhed. Mindre besvær!
Rollebaseret adgangsstyring er den professionelle løsning til alle, der ønsker en sikker og effektiv metode til bruger- og adgangsstyring, som de selv kan administrere og vedligeholde. Med ID Connect kan du både beskytte medarbejdernes digitale identitet og samtidig skabe en sikker forbindelse mellem dine medarbejdere og de digitale tjenester, de bruger i dagligdagen.
