Organisasjonsendring ble startskuddet for sikker og effektiv brukerstyring
I 2017 gjennomførte Hvidovre kommune en stor og omfattende organisasjonsendring, der forvaltninger ble lagt ned, staben endret karakter, og nye sentre kom til.
Det stilte krav til en ny og effektiv måte å håndtere kommunens mange brukere på.
Tjenesten fra ID Connect ble svaret.
Sikkerhet og effektivitet veiet tungt
Ved implementeringen av de organisatoriske endringene ble en rekke avdelinger nedlagt, og det var her bruker- og rettighetsstyringen hadde vært plassert i Hvidovre kommune.
– Det ga anledning til at vi måtte se på om brukerstyringen vår kunne håndteres mer effektivt, fordi vi var klar over at behandlingstidene var for lange. Det tok rett og slett for lang tid å få brukere opprettet, og det oppstod også feil, forklarer Juri Christensen, som er prosjektleder i Hvidovre kommunes «Center for Digitalisering Kommunikation og Erhverv» – og som tar seg av samarbeidet med ID Connect.
Siden man i 2017 gikk på jakt etter mulige leverandører, kom personvernforordningen i tillegg, og det er naturligvis helt avgjørende for Hvidovre kommune å være i samsvar med den, spesielt fordi løsningen skulle spille opp mot retningslinjene rundt styring av bruker- og tilgangsrettigheter fra SKI og FK-tilgangsstyring.
– Som kommune er vi forpliktet overfor brukerne og bedriftene våre. Vi skal passe på data samtidig som vi driver en effektiv virksomhet – og det krever at vi investerer i de rette dataverktøyene og -løsningene. Brukerne våre dekker alt fra fastansatte og vikarer til konsulenter og politikere, og de skal alle støttes av ett system, forklarer Lasse Wamsler, som er IT- og digitaliseringssjef i Hvidovre kommune.
Mår for løsning og prosess
Hvidovre kommune var fra starten av klar over at markedet for brukerstyring var stort, og har siden 2017 vært i dialog med flere leverandører, men kommunen endte med å bestemme seg for å ta i bruk løsningen til ID Connect.
– Arbeidsgruppen vår definerte en rekke mål som skulle oppfylles. For det første skulle den kommende løsningen skape økt datasikkerhet. Fra vårt ståsted betyr det at løsningen skal hjelpe oss med å passe på dataene våre. Deretter gikk vi etter standardisering, fordi det er avgjørende at vi sikrer en ensartet praksis på området for brukerstyring. Vi ønsket også å forbedre effektiviteten og å åpne opp for automatiseringen. Og alt dette får vi med løsningen fra ID Connect, forklarer Juri Christensen.
I dag forventer Hvidovre kommune å kunne håndtere en brukers rettigheter og tilgang langt mer effektivt og mer sikkert – rett fra ansettelsen til en medarbeider forlater jobben.
Et verdifullt samarbeid
For Hvidovre kommune bel dialogen med ID Connect avgjørende.
– Deres måte å se bruker- og rettighetsstyring på passer godt for oss og våre behov, og teamet hos ID Connect er flinke på å forstå ønskene og behovene våre samtidig som de er flinke til å utfordre oss – både på kort og lang sikt. De er dyktige til å gi oss svar og forslag, som bidrar vesentlig til verdiskapelsen hos oss. De har rett og slett solid innsikt i hvordan en kommune fungerer, forteller Juri Christensen.
ID Connect beskrives samtidig som ytterst agile og alltid lyttende. Noe som kommer til uttrykk da «Center for Sundhed og Ældre» i Hvidovre kommune hadde helt spesielle behov. Behov som også var nye for ID Connect.
Ny løsning til opprettelse av vikarer
I forbindelse med utviklingen av løsningen ble det tydelig for arbeidsgruppen at «Center for Sundhed og Ældre» hadde spesielle behov. Med mange vikarer ble det stilt krav til fleksibilitet, brukervennlighet og høy hastighet i løsningen.
– Vikarer innkalles ofte fort, og både sent om kvelden og tidlig om morgenen. Sammen med ID Connect hadde vi derfor en diskusjon rundt hvordan vi kunne imøtekomme de reelle behovene og ønsker, som kom fra «Center for Sundhed og Ældre», og vi trakk raskt inn ledelsen fra senteret, forklarer Juri Christensen.
Diskusjonen har det kommet en helt ny modul ut av. Løsningen kan hjelpe alle som jobber med eksternt personale. For å leve opp til den nye nasjonale standarden for identitetssikring (NSIS), skal eksternt personale, for eksempel vikarer, alltid valideres før de får tilgang til persondata. Det må skje i løpet av noen få minutter, slik at de kan komme i gang med å yte tjenester for borgerne, for eksempel hjemmehjelp.
Faglig konsulent på innsiden av utviklingen
– Jeg har vært med tett på for å sikre at «portalen til straks-opprettelse», som vi kaller den, fungerer raskt og brukervennlig. Om ikke så veldig lenge vil det jo være medarbeiderne, f.eks. på pleiehjemmene og eldreboligene våre, som skal opprette vikarene sine, og her er det aller viktigst at løsningen snakker et språk som de forstår – og samtidig som det skal gå lynraskt, forklarer Anne Røntved, som er konsulent i «Center for Sundhed og Ældre».
Med de nye funksjonene forventer Anne Røntved å forbedre de nåværende arbeidsprosessene, øke sikkerheten, og oppnå en vesentlig tidsbesparelse.
Fra papir og e-poster til automatisert løsning
Fram til i dag har Hvidovre kommune bruke e-poster og beskjeder når det gjelder mange av de eksisterende prosessene rundt brukere og deres tilgang. Det kommer til å endre seg i løpet av 2022.
– For å forsikre at vi kommer helt i mål, følger vi en plan som skal sikre at de første sentrene i kommunen kan bruke løsningen i sin helhet innen sommerferien 2022. Deretter vil vi koble den resterende delen av kommunen på i andre halvdel av 2022 og inn i 2023 – inkludert «portalen for hurtigopprettelse», som er utviklet for «Center for Sundhed og Ældre», avslutter Juri Christensen.
Bedre sikkerhet.
Færre problemer!
Rollebasert tilgangssystem er den profesjonelle løsningen til alle som ønsker et sikker og effektiv metode til bruker- og tilgangsstyring – som de selv kan administrere og vedlikeholde.
Med ID Connect kan du både beskytte de ansattes digitale identitet og samtidig skape en trygg kobling mellom de ansatte og de digitale tjenestene de bruker daglig.
